GRADLINIGE PROZESSE – SCHNELLERE KRISENKOMMUNIKATION

Einführung einer EDV-Lösung für den Katastrophenschutz am Beispiel des Kreises Pinneberg

Die Einführung komplexer EDV-gestützter Prozesse stellt jede Organisation vor besondere Herausforderungen. Bei den Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben galt das Hauptaugenmerk in den vergangenen Jahren zumeist der Einführung von EDV-Lösungen für die Einsatzleitstellen, die Werkstätten und die allgemeine Verwaltung. Hier ist heute häufig die zweite oder sogar dritte Generation von Softwareanwendungen im Einsatz, z.B. für den Einsatzleitrechner oder die Personalverwaltung. In den Führungsstäben der Kommunen sucht man hingegen meistens vergeblich nach prozessorientierten EDV-Anwendungen zur Nachrichtenlenkung, -bearbeitung und zur Lagedarstellung bei Großschadenslagen sowie Katastrophen. Der klassische Vierfachvordruck zur Nachrichtenorganisation, die statische Lagekarte aus Papier und Magnetsymbole für die Lagedarstellung beherrschen auch heute vielerorts das Bild in den Befehlsstellen. Die üblichen Leistungsmerkmale von Einsatzleitrechnersystemen und sonstigen Büroanwendungen, wie z.B. reinen E-Mail Programmen, haben andere Kernanforderungen und sind überwiegend nicht für den Einsatz in der komplexen Arbeitsstruktur von übergeordneten und vernetzt tätigen Führungseinrichtungen optimiert.

Auf Initiative des Führungsstabes wurde im Kreis Pinneberg (Schleswig-Holstein) Anfang 2005 ein Projekt zur Neuorganisation des Katastrophenschutzes gestartet. Ziel war es die Arbeitsumgebung für die Entscheider, Sachbearbeiter und Fachberater im Katastrophenschutz unter modernen Gesichtspunkten und insbesondere unter Anwendung der aktuellen EDV-Möglichkeiten neu zu strukturieren („Feuerwehr“ berichtete in der Ausgabe 10-2005). Dazu wurden zunächst alle in einer Befehlsstelle üblichen Prozesse auf der Grundlage von Dienstanweisungen, Führungsvorschriften sowie Erfahrungen aus Einsätzen und Übungen analysiert und in ihrer Gesamtheit dargestellt. In einem zweiten Arbeitsschritt wurden diese hinsichtlich ihres Optimierungspotenzials untersucht und Lösungen für die Abbildung in einer speziell zu beschaffenden EDV formuliert. Schnell zeigte sich, dass ein Großteil der Kommunikations-, Visualisierungsund Dokumentationsanforderungen effektiver und anwendungsorientierter in einer elektronischen Arbeitsumgebung abgebildet werden können. In einer sehr frühen Phase wurde auch erkannt, welche Prioritäten für einzelne Funktionen gesetzt werden müssen, die dann letztlich auch den Realisierungsfahrplan und die Suche nach einer geeigneten Software bestimmten.

Im dritten Quartal 2005 testete die Projektgruppe des Fachdienstes Sicherheit und Ordnung eine Beta-Version für ein Befehlsstellen-Managementsystem, in dem bereits sämtliche Grundanforderungen aus dem Lastenheft berücksichtigt waren. Besondere Aufmerksamkeit galt der Prüfung der Softwarefunktionalität hinsichtlich Nachrichtenlenkung und Lagedarstellung.

Mehrere Workshops, Stabsrahmenübungen sowie Praxis- und Belastungstests führten zur Verfeinerung der Programmstrukturen und zur schlüssigen Darstellung der Arbeitsabläufe. Pünktlich zur FIFA WM 2006 stand dem Kreis Pinneberg eine praxistaugliche Softwarelösung unter dem Namen TecBOS.Command zur Verfügung, mit der die stabsmäßige Führung von Public-Viewing Events unterstützt werden konnte. Mit einer kurzen Einweisung und durch die intuitive Bedienoberfläche fand die Software bei den Stabsmitgliedern sofort Akzeptanz und konnte sicher angewendet werden. Die Rückmeldungen aller Softwareanwender waren durchweg positiv und damit der Nachweis der Einsatztauglichkeit erbracht.

Um einen flächendeckenden, vernetzten Einsatz erproben zu können wurden die Stabsräume, einige mobile Komponenten (ELW) und die IuK-Zentralen der Befehlsstellen mit geeigneter Standard-Hardware ausgerüstet. Die durchgängige Verwendung von Standardkomponenten für die Hardware war von Anfang an eine Kernforderung des Kreises Pinneberg. Die Hardwareausstattung des Stabes war zugleich eine Voraussetzung für die konsequente Umsetzung des vollständigen Schulungskonzepts. Im Rahmen der Schulungsmaßnahmen waren etwa 90 zumeist ehrenamtlich tätige Einsatzkräfte des Führungsstabs (drei Schichten) zu schulen. Durch jeweils eintägige Präsenzschulungen zu den grundsätzlichen Softwarefunktionen und 4-stündige Sonderschulungen zu Spezialthemen, z.B. für Kräfte des S2- und S1-Bereiches, konnte bei angemessenem Zeiteinsatz schnell ein Ausbildungsgrad von 100% erreicht werden. Die Software wurde flächendeckend im Kreis Pinneberg erfolgreich eingeführt.

Durch regelmäßig stattfindende Stabsrahmen- und Kommunikationsübungen wird der Ausbildungsstand überprüft und verfestigt. Zum Selbststudium und laufendem Training wurde im Intranet der Kreisverwaltung und in einer geschlossenen Benutzergruppe im Internet eine Schulungsplattform mit der stets aktuellsten Programmversion eingerichtet. Mit einem Newsletter werden Stabsmitglieder darüber hinaus aktuell über neue Funktionen und Tipps zur Arbeit mit der Software versorgt. Umgekehrt können die Stabsmitglieder Ideen zur Weiterentwicklung einbringen. Echte Stabslagen unterschiedlicher Größe, wie eine Bombenräumung innerhalb enger Wohnbebauung, ein Bahnbetriebsunfall mit mehrtägigem Einsatz von verschiedensten Hilfskräften und nicht zuletzt die Einsätze im Zusammenhang mit dem Sturmtief „Kyrill“ haben der Projektgruppe Optimierungspotenziale aufgezeigt. In Zusammenarbeit mit den Urhebern von TecBOS.Command wurden diverse neue Anforderungen in einer neuen Softwareversion verwirklicht.

Im Dezember 2007 konnte der Kreis Pinneberg TecBOS.Command II, das Upgrade des Softwaremoduls, abnehmen und binnen kürzester Zeit in den Realbetrieb überführen. Neben umfangreichen Komfort- und Detailverbesserungen enthält das Softwarepaket auch viele neue Funktionen, die sich aus der Praxisanwendung heraus entwickelt haben. Die Anbindung des Meldewesens an das Kommunikationsumfeld der jeweiligen Befehlsstelle mittels der Integration von E-Mail Systemen in die Stabs- und Führungssoftware ist besonders herauszustellen. E-Mails werden vollständig in das Regelwerk und die festgelegten Strukturen der Nachrichtenlenkung eingebunden. Die lückenlose Dokumentation ist gewährleistet. Keine Meldung entgeht dem jeweiligen Bearbeiter oder dem Sichter. Ein intelligentes Zuordnungsverfahren leitet die Reaktionen auf verschickte E-Mails zielgerichtet an den jeweils zuständigen Bearbeiter oder einen vorher definierten Arbeitsplatz weiter. Mit dieser Programmfunktion ist es nun möglich, Behörden oder Dienstleister außerhalb der Programmumgebung von TecBOS.Command II zu erreichen und logisch in die Kommunikation und Dokumentation zu integrieren. Beispielhaft kann man hier die Nachrichtenkommunikation zwischen Führungs- und Verwaltungsstab, zum Bürgertelefon, zu Städten und Gemeinden und zu Ansprechpartnern auf nationaler oder internationaler Ebene anführen. Der Anwender in der Befehlsstelle arbeitet dabei durchgängig auf der ihm vertrauten Bedienoberfläche von TecBOS.Command II und nutzt gleichzeitig den Vorteil Nachrichten sowohl an interne als auch an externe Empfänger versenden zu können – Doppeleingaben an verschiedenen Stellen oder gar in unterschiedlichen Programmen entfallen somit.

Ebenso können Faxeingänge, eingescannte Dokumente und Bildmaterial als Anlage an Nachrichten angefügt werden, wie z.B. aus E-Mail Programmen bekannt. Diese Dokumente finden sich damit sinnvoll zugeordnet in der Gesamtdokumentation wieder. „Fliegende Zettel“ werden vermieden und eine hohe Transparenz bei der Rekonstruktion der Stabsprozesse nach Großereignissen wird erreicht.

Für das Zusammenspiel mit Einsatzleitsystemen, Fachanwendungen Dritter und sonstigen Fremdprogrammen bestehen jetzt freie XML-Schnittstellen. Die Einsatzübergabe aus dem Swissphone-Systems Leitrechner der Integrierten Regionalleitstelle Elmshorn wurde damit inklusive aller Daten zu eingesetzten Fahrzeugen, Lagemeldungen etc. möglich. Filter erlauben die Ausblendung nicht gewünschter Informationen und die übersichtliche Zusammenfassung von Fahrzeugen zu logischen Gruppen. Die durch die Leitstelle erfasste Einsatzlage kann somit fließend inklusive aller notwendigen Informationen an den eingerichteten Stab oder an eine mobile Befehlsstelle weitergegeben werden. Die XML-Schnittstellen sind gleichzeitig Grundvoraussetzung für den Datenaustausch mit übergeordneten Systemen, wie z.B. DeNIS II plus.

In dem Lagekartenmodul können Schadenkonten eingerichtet werden, die interaktiv mit der Einsatzsteuerung verbunden sind. Je nach Aufgabenstellung ist damit eine automatisierte oder eine manuelle Zuordnung von Einheiten und Schadensinformationen in die Konten möglich. Die Übersichtlichkeit der Darstellung bei komplexen Lagen wurde so nachhaltig verbessert. Ferner können Daten aus mobilen Kameras in die Lagedarstellung übernommen werden, was gerade von mobilen Befehlsstellen gefordert wurde. Positiver Nebeneffekt: Das Bildmaterial steht im Netzwerk zur Verfügung und kann von allen freigegebenen Nutzern aufgerufen werden. Für den lesenden Zugriff auf die Lagekarte steht an speziell definierten Arbeitsplätzen ein entsprechender Client zur Verfügung – der Gang zur zentralen Lagekarte kann entfallen, weil alle Informationen bequem und übersichtlich auch am eigenen Arbeitsplatz verfügbar sind. Die neue Softwareversion erforderte keine Hardwareanpassung. Die Leistungsfähigkeit des Systems ist unverändert. Das Upgrade berücksichtigt sämtliche Erkenntnisse aus der Einführung und dem Praxisbetrieb eines neuen – erstmals EDV-gestützten – Systems für die Stabs- und Führungsarbeit beim Kreis Pinneberg. Mit diesem Projekt wurde allerdings auch deutlich, dass ein EDV-System offen und flexibel sein muss. Neue Anforderungen sowie immer komplexer werdende Abläufe erfordern auch Anpassungen an der Software damit sie ein leistungsfähiges und intelligentes Führungsmittel bleibt.

Zusammenfassend kann nach der Einführung einer Softwarelösung für die Stabs- und Führungsarbeit, der Praxiserprobung und einem ersten Upgrade festgehalten werden, dass die Entscheidung für eine in die Zukunft gerichtete EDVbasierte Organisation der Befehlsstellen richtig war.

Es wurde folgendes erreicht:

• gestraffte und beschleunigte Prozesse zur Nachrichtenlenkung
• Dokumentationen auf Echtzeit umgestellt
• Übungsvorbereitungen und -auswertungen erleichtert

Die Software wird eingesetzt:

• in der Lagedienstführung der Leitstelle
• in dem administrativ-organisatorischen Bereich (Verwaltungsstab)
• in dem operativ-taktischen Führungsstab und TEL
• bei den Führungskomponenten der Einheiten: OrgL/LNA, SEG, Feuerwehrbereitschaften, Löschzug-Gefahrgut etc.

Sowohl die Methodik zur Herstellung der Betriebsbereitschaft wie auch die engagierte Begleitung durch den Softwareentwickler haben wesentlich dazu beigetragen, dass im Kreis Pinneberg heute ein zeitgemäßes und von den Anwendern anerkanntes Programm zur Verfügung steht. Der Softwareentwickler hat zugesichert auch künftig in die Weiterentwicklung dieser Systemlösung zu investieren. Neben der langjährigen Erfahrung mit Stabs- und Führungssoftware (seit dem Jahr 2000) war dies ein wesentlicher Entscheidungsgrund für diesen Anbieter. Ihr Hauptaugenmerk richten die Verantwortlichen der Kreisverwaltung gegenwärtig darauf, dass neben den Voraussetzungen für einen weiterhin technisch einwandfreien Betrieb die praxisorientierten Schulungs- bzw. Fortbildungsmaßnahmen auf hohem Niveau fortgesetzt werden.

Stephan Bandlow-Hoyer
Kreis Pinneberg,
Leiter Integrierte Regionalleitstelle Elmshorm

Nähere Informationen unter: katastrophenschutz(at)irls-elmshorn.de

Legende:

ELW= Einsatzleitwagen
IuK= Informations- und Kommunikationszentrale
LNA= Leitender Notarzt
OrgL= Organisatorischer Leiter Rettungsdienst
S1= Sachgebiet Personal / Innerer Dienst
S2= Sachgebiet Lage
SEG= Schnell-Einsatzgruppe
TEL= Technische Einsatzleitung